ZapGate — il WhatsApp della vostra azienda, gestito da tutto il team.
Un numero, più persone che rispondono, tutto lo storico in un posto. E un assistente che si occupa delle domande ripetute e passa al team ciò che serve davvero una persona.
L'abbiamo costruito per noi. ZoomPositivo riceve richieste via WhatsApp come tutti, e il telefono di una persona non è un canale di assistenza: quando va in ferie, le conversazioni se ne vanno con lei; nessuno sa chi ha risposto cosa; e le stesse cinque domande tornano ogni giorno. L'abbiamo risolto in casa e poi abbiamo iniziato a venderlo.
Cosa fa
Una casella per tutto il team
Il numero è dell'azienda, non di una persona. Ognuno entra con il proprio account, vede tutto lo storico e risponde da dove si trova — senza installare nulla. Ogni risposta porta il nome di chi l'ha scritta, e quelle automatiche sono segnalate come tali.
Un assistente che tace quando deve
Risponde a partire da ciò che l'azienda gli dà — il sito, un documento, un manuale. Quello che non c'è, non se lo inventa: passa la conversazione a una persona e lo dice a chi sta dall'altra parte. È una scelta di progetto, non una mancanza: un assistente che indovina prezzi o tempi è un reclamo tre settimane dopo.
Gruppi di assistenza
Supporto, commerciale, amministrazione. Ogni numero appartiene a un gruppo, e chi non ne fa parte non vede quelle conversazioni. Un operatore può trasferire una conversazione a un altro team — torna in attesa, e chi ha scritto viene avvisato.
Collegato ai sistemi che avete già
Il vostro ERP manda il messaggio con una chiamata HTTP, WhatsApp lo consegna, e ciò che torna viene inoltrato dove deve andare. Le notifiche partono dal sistema che già le produce, invece di essere riscritte a mano.
Come si svolge un'assistenza
- Il messaggio arriva nel gruppo generale ed è visibile al team.
- L'assistente risponde se sa. Nel frattempo la conversazione non aspetta nessuno.
- Passa a una persona quando lui non sa, o quando viene chiesto. La conversazione risulta in attesa.
- Un operatore la prende. Prima del suo primo messaggio, chi sta dall'altra parte viene avvisato che ora parla con una persona — e con quale.
- Trasferire o chiudere. Trasferire la rimette in attesa, nel nuovo gruppo. Chiudere ringrazia e dice che la porta resta aperta; chi scrive di nuovo riapre la conversazione.
Due cose da sapere prima
WhatsApp fa pagare ogni messaggio inviato. È una regola di Meta, non nostra. I messaggi che i vostri clienti vi scrivono non si pagano mai; quelli in uscita sì. Ogni piano include un volume, e ciò che lo supera è dettagliato in fattura.
Dopo 24 ore si può scrivere solo con un modello approvato. Un giorno dopo l'ultimo messaggio del cliente, WhatsApp consente solo testi approvati in anticipo. Prepariamo quei modelli con voi, e l'applicazione sceglie da sola la strada giusta.
Cosa è incluso
Ci occupiamo della parte noiosa: registrare e verificare il numero presso Meta, inviare i modelli e attendere l'approvazione, costruire l'assistente con il materiale della vostra azienda, e formare chi risponderà. È questo che paga il costo di attivazione.